Le système de classement que vous adoptez devrait s’appliquer à la fois à vos documents papier et à vos documents numériques. Ainsi, il vous sera plus facile à vous, et à vos proches, de retrouver les documents dont vous pourriez avoir besoin.
Pour classer un document, il faut tout d’abord en prendre connaissance et identifier de quel type il s’agit ou quel en est le sujet. Il faut aussi déterminer dans quel contexte il se situe afin de le joindre à l’ensemble des documents qui sont relatifs à la même activité. Vous pouvez ensuite repérer sa place dans votre plan de classification et ouvrir un nouveau dossier s’il y a lieu. Pour faciliter le repérage, vous pouvez aussi placer vos documents en ordre chronologique à l’intérieur du dossier.
Tentez le plus possible de classer vos documents dès leur réception ou leur création. Vous éviterez ainsi que les documents à ranger s’accumulent sur votre bureau jusqu’à ce que la tâche ne devienne trop grande.
Je ne trouve plus rien!
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Bibliothèque et Archives nationales du Québec. À l’abri de l’oubli : Petit guide de conservation des documents personnels et familiaux, BAnQ, 2008.
Héon, Gilles, Marc Beaudoin et Natalie Bissonnette. Comment gérer vos documents personnels, Québec, Association des archivistes du Québec.
Héon, Gilles et al. Comment classer vos archives personnelles et familiales, Sillery, Association des archivistes du Québec, 2000.
Nous avons tous un système de classement, qu’il soit une pile sur une table, un classement en ordre chronologique ou quelque chose d’un peu plus sophistiqué. L’important c’est qu’on s’y retrouve. Plusieurs guides ont été publiés au fil des années pour vous aider à mieux classer vos dossiers, vos archives de familles, etc. Ce qui est généralement recommandé, c’est le classement par type de documents. Un tel classement vous permet de rapidement repérer les documents qui peuvent être éliminés lorsque leur période de conservation arrive à échéance (sujet de la prochaine chronique).
Bibliothèque et Archives nationales du Québec recommande, par exemple, un classement en 12 thèmes :
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Histoire et généalogie
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État civil, citoyenneté et autres documents officiels
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Loisirs, divertissements et voyages
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Relations familiales et sociales
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Études et perfectionnement
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Emplois
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Logement et biens immobiliers
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Biens mobiliers
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Services professionnels et entreprises de service
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Revenus, épargne et placements
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Prêts
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Opérations bancaires
Ce n’est qu’un système parmi tant d’autres, mais qui illustre bien le type de documents que l’on peut retrouver chez nous.
Pour de plus amples renseignements, vous pouvez aussi consulter les sources suivantes :